Si a alguno le apetece un relajante reto para olvidarse de los exámenes le propongo este simulador;
http://openmultimedia.ie.edu/fichas/Simcomventas.HTML
A continuación detallo mi propia experiencia, pero intentad hacerlo por vuestra cuenta, a ver si alguno lo consigue:
Un saludo y suerte
Descripción
Simulador cuyo objetivo es que el
jugador adquiera una visión global de cómo influyen diferentes condicionantes
en la gestión del aprovisionamiento de la empresa.
El jugador se sitúa en el rol de
responsable de compras de una empresa del sector plástico que debe alcanzar
unos objetivos concretos. Desde esta posición debe gestionar las compras de
materia prima y las órdenes de fabricación, adaptándose al mercado de materias
primas, a las previsiones de ventas y a otros eventos que le obligan a
anticiparse y tomar decisiones.
Desarrollo del juego
Comenzamos probando el juego, las
primeras veces realizamos unas pruebas para adecuarnos al juego y comprender
cómo funciona, donde se puede comprar y a qué precios, las cantidades y quienes
son los mejores proveedores.
Observamos toda la estructura y
nos fijamos en la importancia que tienen las ventas previstas, las cuales son
mostradas en un gráfico en el departamento de ventas, a pesar de que son solo
previsiones nos facilitan sumamente el trabajo, luego comentaremos cómo es
necesario gestionar las variaciones para no sufrir una rotura de stock.
En la primera toma de inicio
comenzamos bien, pero en seguida la situación se tuerce e incurrimos en un
coste de rotura, unas graves pérdidas que suponen un coste irrecuperable, nos
parece que se trata de una situación evitable y evitaremos que se produzca en
las siguientes ocasiones, nada más lejos de la verdad, pues hasta no desarrollar
una gestión de stocks sin fallos nos ocurrirá en numerosas ocasiones.
A continuación podemos ver un
pantallazo de la situación tras incurrir en un coste de rotura llegando a un
margen bruto de -258%, cuando el objetivo es llegar a un margen de 75% positivo
A partir de ahora, una vez comprendido el funcionamiento del
juego, pasamos a hacerlo de forma ordenada, nos fijamos en los proveedores más
baratos, aquellos que tienen una comisión menor aunque su fiabilidad también es
menor, el Asian Plastic y el KME van a ser nuestros proveedores oficiales a
partir de ahora, separando los pedidos para protegernos de sus problemas de
distribución.
Después de numerosas simulaciones
vemos que no salen los resultados esperados, así que hacemos variaciones para
encontrar cual es la mejor manera, utilizamos el proveedor KME que con una
fiabilidad del 75% y dos semanas para entregar el producto es el que menos
comisión nos cobra, aun así, tenemos numerosos problemas, roturas de stock por
el fallo del proveedor, malos cálculos de las ventas en ese largo período, etc…
Para contrarrestar los posibles fallos del proveedor pasamos a tener un stock
de seguridad más grande, tanto en materia prima como en unidades terminadas en
stock.
Seguía sin ser lo suficientemente
alto el margen acumulado, de modo que probamos a realizar pedidos múltiples
tanto a los proveedores fiables como a los que no, siguiendo con los plazos de
entrega de dos semanas, de este modo podíamos relajar un poco los stock de
seguridad de materias primas ya que parte de la materia prima estaba asegurada.
Tras numerosos intentos
frustrados cambiamos la forma de realizar y empezamos a contratar a los
proveedores tanto fiables como no fiables pero que solo tardaban una semana en
enviar la materia prima, de este modo podíamos controlar más los costes y
reducir los stocks y las descompensaciones que nos habían ocurrido, íbamos a
ser más flexibles, contábamos con un aumento de los costes pero no se vio
reflejado en los resultados.
Pese a todos los intentos cada
cierto tiempo el proveedor poco fiable fallaba en algún encargo, lo cual
perjudicaba mucho, podíamos hacer frente a la demanda gracias a nuestros stocks
de seguridad, pero en ocasiones era reiterativo por lo que incurríamos de nuevo
en los indeseables costes de rotura.
La solución pues, fue sencilla,
olvidarnos de los proveedores poco fiables y concentrarnos en aquellos que nos
garantizaban la entrega, a pesar de ser “teóricamente” más caros. Una vez situados
en los proveedores fiables optamos por contratar al principio con el que tarda
una semana y luego pedimos solamente al que tarda dos semanas, parece que
estamos en buen camino, pues nuestros márgenes han ascendido aunque no llegan
al punto necesario.
En este momento nos damos cuenta
de una ventaja fundamental para el desarrollo de la simulación, en la primera
semana, los costes de materias primas siempre son muy bajos mientras que en la
semana 6 y 7 siempre son bastante altos, mayores incluso que otras semanas aun
comprando menos. Desarrollamos estas pistas y nos dimos cuenta que no importa
cual fuera la cantidad demandada de materia prima en la primera semana los
gastos que nos aparecían en la cuenta de resultados eran ínfimos, en cambio el
estudio acerca de evitar comprar materia prima en la semana 6 y 7 no fueron
fructíferos.
El ahorro de costes de la compra
de materias primas sobrepasaba en gran medida los costes de tener un stock más
grande durante una temporada, por lo que a partir de ahora en la primera semana
se llenan el almacén de materia prima hasta el máximo, 220.000 Kg.
Tenemos entonces el punto de
partida para llevar a cabo una gestión eficiente de los stocks, unido a todo lo
comentado hasta ahora también debemos mencionar las previsiones de ventas, son
la base para la producción de cada semana y debemos tratar de ajustarnos lo
máximo posible, tras empezar dejando cierto stock de seguridad en el almacén de
materias primas y en el de productos terminados nos damos cuenta que no hace
falta tener stock de materias primas, pues la fabricación solo nos permite
50.000 unidades correspondientes a 100.000 kg de MP, que los conseguimos de
nuestro proveedor fiable en una semana, por tanto, una vez que se vayan
terminando la MP comprada en la semana 1 (220.000 Kg) intentaremos mantener el
stock a 0 y haremos pedidos de 100.000 Kg como máximo.
El stock de seguridad de productos
terminados también es un coste que nos afecta así que tratamos de calcularlo,
empezando en 10.000 unidades, lo rebajamos hasta 5.001 en aquellos casos en los
que las ventas ronden las 40.000 unidades de media, subiéndolo a 7.001, en
aquellos casos en los que las ventas son más altas, cercanas a 45.000 unidades
de media que se acercan a 50.000 de vez en cuando. Dicho punto es algo
variable, por lo que hay que prestarle mucha atención en el ejercicio.
La forma óptima la hemos
encontrado en la siguiente combinación; En la primera semana fabricamos las
15.000 unidades posibles con las 30.000 Kg de MP que nos proporcionan, vaciando
por tanto el almacén y permitiéndonos hacer una compra de 220.000 Kg al PP
INTERNATIONAL, el proveedor fiable y de rápida entrega.
En la próxima semana no será
necesaria hacer ninguna compra, y en la semana 3 habrá que hacer seguramente
una compra parcial, dependiendo de cuanto haya sido nuestra fabricación.
Nos situamos en la semana 2
habiendo satisfecho la demanda de productos, los productos llegan a nuestro
almacén sin contratiempos, y nos disponemos a fabricar para satisfacer la
demanda prevista, tomamos la demanda prevista y le añadimos el stock de
seguridad estimado para que no haya costes de rotura, después observamos las
unidades que ya tenemos producidas y calculamos la diferencia, esa será la
cantidad que mandaremos fabricar. Esta semana no pediremos al proveedor.
En la semana 3 seguiremos el
mismo proceso descrito en el párrafo anterior fijándonos en que ha podido
variar el stock de seguridad de unidades fabricadas, lo revisaríamos y lo
volveríamos a calcular. El gasto de MP seguramente no será total, quedará algo
en el stock, calculamos cuanto nos va a quedar después de fijar la cantidad a
producir, y pedimos la diferencia hasta 100.000 a nuestro proveedor.
En las siguientes semanas
seguimos el mismo proceso, tratando de ajustar las cantidades según la demanda
prevista y manteniendo stock mínimos dentro de lo posible.
En la semana 7 se hace la última
compra a nuestro proveedor y se trata de ajustarla para no tener un stock sin
utilizar, así como en la semana 8 nos interesa tener stock 0 tanto en MP como
en producto terminado una vez atendida la demanda ya que solo generan coste y
no van a producir nada en el futuro, la semana 9 marca el final de nuestro
objetivo.
Siguiendo estos sencillos pasos y
con un poco de suerte llegar al 75% de margen bruto acumulado es posible.
Problemas que surgen
Durante el juego nos aparecen diferentes situaciones
imprevistas que debemos gestionar;
·
Por un lado podemos encontrarnos con problemas de distribución, un pedido no
ha llegado al almacén, recibiremos una notificación de nuestro proveedor
disculpándose de esta manera, pero eso no nos soluciona el problema por lo que
deberíamos tener un stock de seguridad suficiente, como para no vernos
afectados por la falla de un proveedor, es interesante separar los pedidos en
diferentes proveedores para asegurarse por lo menos parte de la MP, pero con
ello incurres en unos mayores gastos por el Coste de Pedido o Coste de
Lanzamiento como le llama en la simulación. La mejor respuesta para sufrir con
los problemas de distribución es escoger de un modo correcto al proveedor y que
este sea fiable al 100%.
·
Otra de las complicaciones que podemos encontrar
es un incendio, en este caso
normalmente en un primer momento no hay problema, dado que el seguro cubre la
mercancía quemada y se negocia un retraso con los clientes para darles el
producto, pero hay que hacer acopio de unidades terminadas para dentro de dos
semanas, ya que se junta la demanda con retraso con el incendio y la demanda
usual de la semana, por lo que hay más probabilidades de incurrir en el coste
de rotura.
·
Una dificultad que también aparece es un ascenso de las ventas por un contrato
imprevisto, así en principio no suena como un problema, sino como una buena
noticia, y en general así es para la empresa, pero para el responsable de
logística y producción como nosotros nos conduce a reforzar los stocks de
seguridad todavía más para hacer frente a esta demanda imprevista y que no
queden clientes sin productos.
·
El siguiente problema es una avería en una de las maquinas lo que
nos obliga a reducir nuestra capacidad productiva al 75%, es decir, fabricar
como máximo 37.500 unidades durante dos semanas, este problema hay que
gestionarlo de dos maneras, por un lado como en los casos anteriores teniendo
un stock de seguridad lo suficientemente grande como para hacer frente a la
demanda mientras dure el problema, pero además tenemos que reducir la cantidad
de MP que pedimos al proveedor, de modo que el máximo a disponer en el almacén
sea de 75.000 Kg en vez de 100.000 Kg.
·
El siguiente problema, no es un problema como
tal, pero también nos conduce a gestionar de un modo adecuado nuestros stocks,
nos referimos a las previsiones de las
ventas en comparación con las ventas reales, estas diferencias pueden
provocar roturas de stock por un lado o un aumento de los costes de
mantenimiento si las ventas son menores que las previsiones y tenemos demasiado
producto terminado en los almacenes.
Evolución
A continuación vamos a mostrar un
pequeño extracto de los resultados en los que se observa la evolución de la
simulación, es una parte de la enorme cantidad de resultados obtenidos.
En primer lugar las primeras
veces fueron desastrosas, con fallos graves en cuanto a los stocks, en cuanto a
las ventas previstas y a la gestión de los proveedores, que fue un completo
desastre, obteniendo un resultado de 0, cubrimos los costes logísticos con
todas las ventas.
En las siguientes simulaciones
nos aseguramos de tener los productos suficientes para no sufrir una rotura de
stock de modo que tenemos grandes cantidades en los almacenes, del mismo modo,
vamos a ir variando en la elección de proveedores, de modo que tengamos una
parte variable y otra parte asegurada de recibir, en todo caso no se llega a
realizar un trabajo lo suficientemente bueno pues se obtiene un 61% de margen
acumulado.
Viendo que no es tan eficiente
como nos gustaría decidimos olvidarnos de los proveedores seguros y vamos a por
los que cobran “teóricamente” menos comisión, arriesgándonos más, y obteniendo
unos resultados mediocres, en algún caso incluso una rotura de stock, podemos
observar como el resultado es 59%, se ve la ineficiencia en estos primeros
cuadros ya que tanto el almacén de MP y el de PT están con producto, solo
produciendo coste.
En este ejemplo podemos ver una
mejor gestión, y algún pequeño avance respecto a las anteriores simulaciones,
utilizamos los proveedores que tardan 2 semanas en entregar el producto y así
nos hacemos más hábiles calculando la demanda que va a ser necesaria, además
disminuimos bastante los stocks en el último tramo durante las primeras semanas, las posibles
variaciones son gestionadas mediante compras puntuales a proveedores de 1
semana. El resultado no muestra gran diferencia respecto a los anteriores
intentos.
En estas simulaciones usamos los
stocks mínimos, dejándolo con 900 unidades solamente en el momento final, de
forma que siendo lo más ajustado posible, usando los proveedores de fiabilidad
75% obtenemos un 62% de Margen, de modo que tiene que haber otra forma para
realizarlo, no con la gestión de stocks sino con los proveedores.
Aquí se produce el gran cambio,
pasamos directamente a utilizar solo un proveedor totalmente fiable y que nos
permite un descuento muy grande en la compra de la primera semana, de modo que
llenamos nuestro almacén de MP en la primera semana. Se lleva a cabo una
gestión de las MP muy estricta y se ajusta perfectamente, como se puede
comprobar con las unidades finales. Aun así las gestión de los PT provoca que
el margen sea 72%, no lo suficientemente alto.
Viendo que nos ha dado resultado
la compra masiva de MP en la primera semana, tratamos de averiguar si nos da el
mismo resultado comprar el doble de MP en la semana 6 y dejar la semana 7 (que
parecía que subían los precios) sin hacer ninguna compra. Como se puede
observar en el cuadro, no encontramos el punto necesario y los resultados
fueron negativos, bajando el margen a 68%.
Para finalizar, gestionamos correctamente todas las
variables, hicimos los cálculos necesarios, contamos con un buen proveedor,
hicimos frente a demanda no prevista y ajustamos al mínimo los stocks de
seguridad de modo que obtuvimos el 75%
de margen bruto acumulado
Conclusiones
Hay que evitar de todas las
maneras la rotura de stock.
La gestión de los stocks es
esencial.
El cálculo de los stocks de
seguridad es vital y puede variar en el tiempo.
El punto de pedido de las MP debe
estar bien calculado para ser eficiente.
La cantidad de MP solicitadas
debe ser acorde a las necesidades de fabricación que deben estar acorde con las
ventas previstas. Las ventas por tanto tiran del proceso productivo, es un
sistema Pull.
Es interesante conocer los costes
de mantenimiento de la MP y PT para ver ineficiencias.
Hay que conocer los costes de
emisión de pedidos.
Es necesario conocer y encontrar
al proveedor adecuado.
La fiabilidad es muy importante,
te permite mucha más flexibilidad en tus almacenes.
Lo barato sale caro, los
proveedores con menor margen sufrían muchos imprevistos.
Es recomendable evitar a aquellos
proveedores que dan problemas de forma continuada.
Es recomendable tener los
proveedores cerca de modo que los encargos se reciban rápidamente.
Hay que tener planes para los
problemas que puedan surgir, incendios, averías…
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